Als werkgever weet u dat werknemers recht hebben op (wettelijke en bovenwettelijke) vakantiedagen. Maar weet u ook wat een vakantiedag écht kost? En welk loon u precies moet betalen wanneer een werknemer vrij neemt of wanneer u bij het einde van het dienstverband de reeds openstaande vakantiedagen moet uitbetalen?

Het antwoord is minder eenvoudig dan u misschien denkt. Zeker bij functies met variabele beloning ligt de werkelijke financiële waarde van een vakantiedag vaak hoger dan alleen het basisloon.

Vakantie is loon, maar welk loon?

Volgens Europese en Nederlandse wetgeving heeft een werknemer tijdens zijn vakantie recht op zijn ‘normale’ loon. Dat betekent: het loon dat hij of zij gewoonlijk zou ontvangen als er gewerkt zou worden.

Bij een werknemer met een vast maandsalaris is dat duidelijk. Maar hoe zit het bij medewerkers met functies met variabele beloning (sales, logistiek of ploegendienst)? In dat soort functies bestaat de beloning vaak uit variabele of aanvullende vergoedingen. Denk aan provisies, onregelmatigheidstoeslagen of vaste bonussen.

Welke looncomponenten tellen mee?

De financiële waarde van een vakantiedag gaat verder dan alleen het bruto dagloon. Europese wetgeving, Nederlandse rechtspraak en arbeidsjuridische experts zijn duidelijk: tijdens vakantie moet de werknemer krijgen wat hij of zij normaal ook aan loon ontvangt – inclusief structurele extra’s. Denk hierbij aan:

• Vakantietoeslag (vaak 8%)
• Dertiende maand of vaste bonussen
• Overwerk- en onregelmatigheidstoeslagen
• Provisies, als ze regelmatig worden verdiend
• Vaste (structurele) autovergoedingen

Let op: niet alles telt mee. Incidentele uitkeringen of vergoedingen die geen verband houden met de arbeid zelf, zoals reiskosten of onkostenvergoedingen, hoeven niet te worden meegenomen bij de berekening van de financiële waarde van een vakantiedag.

Referteperiode

Bij werknemers met variabele beloning is het belangrijk om niet te kijken naar één maand of kwartaal, maar naar een representatieve periode. In de praktijk wordt er vaak een referteperiode van een jaar aangehouden.[1] Deze langere referteperiode zorgt ervoor dat incidentele uitschieters worden afgevlakt. Zo ontstaat een evenwichtige en realistische berekening van het gemiddelde loon dat een werknemer tijdens vakantie zou hebben ontvangen.

Wettelijke en bovenwettelijke dagen? Zelfde waarde

Een veelvoorkomende misvatting is dat de bovenwettelijke vakantiedagen minder waard zijn dan de wettelijke vakantiedagen. Dat is niet toegestaan. De wet schrijft voor dat ook deze bovenwettelijke dagen tegen hetzelfde loon moeten worden betaald als de wettelijke vakantiedagen. Gelijke beloning dus, voor alle vakantiedagen.

En bij uitdiensttreding?

Wanneer een werknemer uit dienst gaat, moet u nog alle openstaande vakantiedagen afrekenen.[2] De waarde van die dagen wordt op dezelfde manier bepaald: inclusief alle vaste en structurele looncomponenten. Een te lage uitbetaling kan leiden tot claims of naheffingen, iets wat u als werkgever natuurlijk wilt voorkomen.

Hebt u vragen of hulp nodig bij het berekenen van de financiële waarde van een vakantiedag, schroom dan niet om contact met ons op te nemen via hrservices@vanhier.nl.