De niet onderbouwde vaste vergoedingen staan hoog genoteerd op de hitlijst van naheffingen. Dat is ook niet vreemd, omdat in een groot aantal situaties nog steeds geen of onvoldoende onderbouwing aanwezig is, zoals wij ook bij diverse klanten bij Vanhier BV constateren.

De werkgever moet vaste vrije vergoedingen onderbouwd hebben met een specificatie per kostenpost naar aard en omvang. Temeer omdat bij naheffing in de regel eindheffing (tabeltarief) of brutering plaatsvindt, kunnen correcties op dit punt enorm kostbaar zijn. In de wet is bepaald dat vaste vergoedingen niet tot het loon behoren voorzover deze naar aard en veronderstelde omvang van de kosten zijn gespecificeerd en daaraan voorts - op verzoek van de inspecteur - een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten tot verwerving van het loon ten grondslag ligt. De steekproef pleegt plaats te vinden op basis van homogene groepen werknemers (bijvoorbeeld directie, vertegenwoordigers en kantoorpersoneel). Als er geen homogene groepen te onderscheiden zijn, dan dienen alle werknemers met een vaste vergoeding aan het onderzoek deel te nemen.

Bij de vaststelling van de hoogte van vrije kostenvergoedingen moet rekening worden gehouden met vakantie.

Tijdens ziekte van de werknemer moet de kostenvergoeding worden gekort met de niet-doorlopende kosten.